¿Qué es un sistema de facturación?
Actualmente, la digitalización está presente en todos los sectores y procesos de negocios, también en la facturación. Las claves para comprender el paso definitivo de lo manual a lo electrónico y las ventajas.
Un sistema de facturación es un programa que posibilita acelerar todo ese proceso que antes se hacía a mano. Especialistas en software como Bamboo Software facilitan esta gestión mejorada que trae alta eficiencia y precisión a las operaciones.
No obstante, para conseguir apreciar la importancia de este sistema en las empresas y oficinas, es preciso entender cómo opera y sus ventajas asociadas, las que en la actualidad hacen la enorme diferencia y permiten operar con mayor solvencia y precisión.
Un sistema de facturación es ni más ni menos que un programa digitalizado que se ocupa de gestionar todas las facturas que ingresan y salen de una empresa. Este sistema puede hacer análisis, aprobación o descarte, y envío o stock, contribuyendo a ordenar la parte financiera.
Según el tipo de software empleado por la compañía, el sistema puede funcionar de forma completa o semi automática. También, puede acoplarse a los requerimientos, más allá de su tamaño: pyme o gran empresa.
Si bien parece de manejo simple, en la práctica puede necesitar de un estudio previo para conocer todas sus funcionalidades e incluso las compañías que diseñan estos sistemas suelen contar con profesionales a cargo de asesorar a los encargados de cada departamento. En lo que sigue, avanzamos al respecto.
Admisión de facturas
El programa de software precisa recibir los comprobantes, sea por medio de un método manual de datos o automatizado, por email. Si es con el último método, la creación de la factura tiene que ser digital y seguir un formato prefijado con los datos de cada operación. Así, puede analizar cada transacción y almacenar la data para su uso o archivado futuro.
Emisión
Luego de que el sistema evalúa las facturas y opta por su emisión o no, si son aprobadas se mandan de manera automática a la persona que corresponda. Este paso evita que la empresa incurra en posibles atrasos, errores involuntarios o pérdidas de documentación al hacer papeleo a mano.
Asimismo, gestiona la contabilidad de interés para crear nuevas emisiones y lleva el control.
Almacenamiento
Aun cuando el sistema almacena el total de datos necesarios, estos tienen que enviarse al ERP para vincularlos con el resto de las operaciones de la firma. Así, se consiguen resultados exactos en el sistema de gestión colaborativo. Es clave que el programa de facturación que se elija sea compatible para dinamizar los procesos.
Tener un sistema de facturación automatizado hoy es imprescindible en las empresas. Una herramienta esencial para quienes buscan agilizar los procesos y ganar eficiencia en todas las operaciones, desde la productividad a la reducción de costos y satisfacción del cliente.
